Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принимать чеки от подотчетников с 1 июля в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Авансовый отчет по кассовому чеку 2022 в 1с
Билеты РЖД и других компаний не попали под исключения. Как быть работникам? При покупке проездного билета с 01.07.2022, требуйте: Место покупки билета Подтверждающие документы В кассе При покупке должен быть выдан билет (маршрутная квитанция) и фискальный чек, подтверждающий оплату.
Вывод: с 1 июля 2022 года от продавцов нужно требовать онлайн-чек или распечатанный на кассе БСО. Сам электронный БСО в 2022 года внешне почти не отличается от электронного кассового чека. Чтобы подтвердить авиаперелет, понадобится не только сам билет, но и посадочный талон.
При этом если подтверждающие расход средств документы, подкладываемые к авансовому отчету, будут оформлены на другое лицо, а предприятие сможет подтвердить, что покупка была совершена в его интересах, то можно не беспокоиться о том, что у налоговой появятся вопросы к такому отчету. Есть положительная судебная практика, которая позволяет налогоплательщику отстоять свое право на понесенные затраты.
3 ст. 455 ГК РФ). Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:Указание в приложенном к авансовому отчету товарном чеке формулировки «канцтовары» не позволяет установить конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, их количество, стоимость каждой единицы товара и осуществить в дальнейшем их количественно-суммовой учет.
Это может быть ссылка, отправленная на электронную почту покупателя, или код в СМС-сообщении. Это может быть и QR-код. Обратите внимание, что онлайн чек — это такой же фискальный документ, что и бумажный. Работнику необходимо распечатать платежный документ и предоставить в бухгалтерию, вместе с авансовым отчетом.
Чеки Для Подотчетника После 1 Июля 2022
Расходы подотчетного лица, понесенные в интересах компании-работодателя, можно разделить на три группы: совершенные от имени компании — при платежах контрагентам на основании доверенности, выданной компанией; обезличенные — в розничной торговле или в сфере оказания потребительских услуг населению; совершенные от имени подотчетного лица — при оказании гражданину услуг, удостоверенных бланком строгой отчетности, а также при его личных расчетах с представителями населения.
Поэтому покупатель не должен нести негативных последствий отсутствия у него чека ККТ, а также не обязан (да и не имеет возможности) проверять, правомерно ли продавец не использует ККТ и выдает ему другой документ о расчете. Поэтому прилагать к авансовому отчету любой из нижеперечисленных документов, подтверждающих оплату, можно и сейчас.
Прежде чем получить в подтверждение своих расходов такой документ, работнику следует убедиться в соблюдении требований по его заполнению. Стандартно бланк состоит из двух частей. Верхние поля заполняются предприятием своими реквизитами, детализируется сама оплата (сумма, дата, за что, кем внесены деньги).
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам (далее — Указание № 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет.
Его можно скачать в Google Рlay или App Store. Чек можно проверить, отсканировав QR-код либо введя реквизиты чека вручную. Тогда датой оприходования материальных ценностей на склад будет дата утверждения авансового отчета — день, когда он подписан руководителем компании.
Использование ЭЦП для подтверждения подотчетных документов
ЭЦП представляет собой специальный электронный ключ, который используется для подписи документов и их последующей проверки. Ключ генерируется и хранится на специальном защищенном носителе информации, таком как смарт-карта или USB-токен. Для подписания документа необходимо иметь доступ к носителю и вводить пароль или используя отпечаток пальца/распознавание лица/распознавание голоса выполнить необходимые действия.
Использование ЭЦП позволяет обеспечить документы с надлежащей степенью защиты от подделки и несанкционированного изменения. Также оно позволяет установить авторство документа и его непрерывность с момента подписания. Это особенно важно для подотчетных документов, так как на них в конечном итоге может зависеть принятие решений в организации или юридические последствия.
Помимо гарантии безопасности и подлинности документов, использование ЭЦП также упрощает процессы работы с ними. Документы с подписью в электронной форме можно передавать по электронной почте или через сеть интернет, что значительно экономит время и средства на пересылке. Также необходимость физического хранения бумажных отчетов отпадает, что упрощает их поиск и доступность в случае необходимости.
Какие документы приложить
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Если сотрудник проживает в частном секторе, то допустимо приложить договор с собственником жилья, сдавшим помещение для проживания в аренду, и расписка в получении оплаты. В документах должно быть достаточно информации о физическом лице, оказавшем услугу, чтобы идентифицировать его личность.
Когда деньги выдаются на приобретение ТМЦ, то основанием служит накладная, кассовый и товарный чек.
Какие чеки можно принять к авансовому отчету 2022
Не запутаться в них поможет наша статья. В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет Статья 29 ФЗ № 402: отчет необходимо хранить 5 лет Приказ Минкультуры № 558: госорганизациям следует хранить отчеты 5 лет Итоги В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:
Далее при использовании приобретенных ТМЦ в деятельности организации производится их отпуск. Согласно п. 100 Методических указаний первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-8), требование-накладная (может быть разработано на основе типовой межотраслевой формы N М-11), накладная (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-15). Образцы типовых форм утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
Чем регулируется подотчет
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Информация о новых правилах подотчета в 2024 году
Начиная с 2024 года, вступают в силу новые правила подотчета, которые регулируют порядок подачи отчетности и расчетов работниками организаций.
Важной особенностью новых правил является возможность подотчетных расходов для сотрудников. Теперь каждый работник, находившийся в командировке, должен отчитаться о том, какие расходы были совершены и каким образом были потрачены подотчетные деньги.
Чтобы отчет был действительным, работник должен составить заявление на получение подотчетных средств до начала командировки и предоставить подтверждающие документы о затратах.
Работник, не отчитавшийся о расходах, несет ответственность за потраченные деньги и может быть обязан возмещать их своей организации.
Порядок выдачи подотчетных средств также регулируется новыми правилами. Работник может получить деньги либо наличными через кассовые органы, либо на свою зарплатную карту.
Задолженность работника по подотчетным средствам может быть учтена организацией при выдаче зарплаты. Если работник имеет задолженность перед организацией, то сумма задолженности будет удержана из его зарплаты.
Сумма подотчетных средств, которую может получить работник в командировку, определяется организацией в зависимости от целей и характера командировки. Подотчетные деньги могут быть перечислены на расчетный счет работника или выданы в наличной форме, в соответствии с правилами организации.
Компенсация личных расходов работника в командировке возможна только при наличии соответствующих документов и соблюдении правил нового закона.
Организация имеет право установить свои правила и требования к отчетности подотчетных расходов, но они должны соответствовать новым правилам, регулирующим порядок расчетов и выдачи подотчетных средств.
В целях защиты интересов работников и организаций, необходимо ознакомиться с новыми правилами и правильно работать с подотчетом, следуя установленным законодательством правилам и требованиям.
Важно также учитывать, что правила подотчета регулируются законом и могут быть изменены или дополнены, поэтому необходимо быть в курсе актуальной информации и следить за обновлениями.
Недостатки и риски внедрения новой системы
Внедрение новой системы, позволяющей принимать авансовые отчеты с кассовым чеком без QR кода, может иметь некоторые недостатки и риски, которые следует учитывать при реализации проекта.
Ниже приводятся некоторые из возможных негативных последствий:
1. Увеличение вероятности мошенничества: Отсутствие QR кода на кассовых чеках может способствовать возникновению мошенничества, поскольку электронный документ без QR кода можно легко подделать. Это может привести к неправильному учету и убыткам для организации.
2. Сложности с контролем: Без QR кода становится сложнее автоматически проверить подлинность кассового чека при его предоставлении. Приходится полагаться на ручную проверку, что может занять больше времени и требовать дополнительных усилий со стороны контролирующих органов.
3. Отсутствие единого стандарта: Введение новой системы может вызвать проблему отсутствия единого стандарта. Разные организации могут использовать разные форматы и требования для авансовых отчетов, что затруднит их автоматическую обработку и сопоставление.
4. Высокие затраты на обновление: Внедрение новой системы может потребовать значительных затрат, связанных с обновлением программного обеспечения, обучением персонала и приобретением нового оборудования. Это может быть финансово нагружено для организации.
5. Проблемы совместимости: Возможны проблемы совместимости новой системы с уже существующими программными и аппаратными средствами организации. Требуется тщательно протестировать систему и подготовить все необходимые адаптации и интеграции.
Необходимо учитывать эти риски и достаточно проработать вопросы безопасности, контроля и унификации перед внедрением новой системы без QR кода для принятия авансового отчета с кассовым чеком.
Товарный чек без кассового чека действителен в 2022
Продавцы (ИП, организации), занимающиеся розничной торговлей и применяющие ПСН или ЕНВД, до 01.07.2022 были вправе не использовать ККТ. До 01.07.2022 могут не применять ККТ организации и ИП на ПСН и ЕНВД, оказывающие определенные услуги, а также ИП на ПСН и ЕНВД, ведущие деятельность в сфере розничной торговли или общепита, если у таких предпринимателей нет работников (ч. 7.1 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2022 № 290-ФЗ ). Вместо кассового чека они выдают покупателям товарные чеки .
Продажа товаров за наличный расчет обычно подтверждается выдачей покупателю кассового чека. При применении онлайн-касс обязательные реквизиты чека ККТ содержат всю необходимую информацию о продавце и о реализуемых товарах (наименование, цена, стоимость). А потому составление одновременно с кассовым чеком товарного чека не требуется. А если кассовый чек не выдан или утерян? Действителен ли товарный чек без кассового чека?
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.
Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер — бланк и образец».
Какой давности чеки можно принимать к авансовому отчету
- «Некачественные» документы
- Товарный чек — самостоятельный первичный документ
- Получение подотчетных сумм
- Требования к оформлению БСО
- Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику
- БСО при оказании услуг
- Интересные публикации:
- Обязательные реквизиты товарного чека
- Памятка подотчетному лицу
- Пример заполнения авансового отчета по командировке и хозяйственным расходам в 2023 году
- Пример инструкции для подотчетника
- Виды документов для авансового отчета
- Интересные публикации:
- Возмещение работнику потраченных личных средств
- Авансовый отчет: что можно принять к учету
- Авансовый отчет без кассового чека в 2023 году
- Покупки у населения
- Расходы «подотчетника» без кассового чека
так как работник ездил в командировку не на служебной машине (контракта аренды автомобиля не было), то нет оснований и пичкать такового работника бензином. Бывает, что работник получил средства под отчет и позднее за их не отчитался или представил отчет позднее установленного срока. Не вижу оснований не применить такое положение вещей по аналогии и для случая командировки.
- Оперативный контроль — новый-старый вид проверки касс. Изменилось название, а у инспекции будет больше полномочий.
- Блокировка терминалов — новая обеспечительная мера. Как будет работать, пока непонятно.
- Запрет на мнимые и притворные сделки — непонятно, что изменит на практике.
- Сокращение обязательных реквизитов для первички — ок, жить станет проще.
Кто относится к категории «подотчетные лица» и каковы их обязанности?
Основные обязанности подотчетных лиц включают выполнение служебных обязанностей с должной добросовестностью и точностью, правильное оформление и предоставление отчетных документов, а также сохранность бюджетных средств и документов, связанных с их использованием. Подотчетные лица обязаны контролировать и своевременно сообщать о любых отклонениях, ошибках или недостачах в использовании бюджетных средств.
Отчетность подотчетных лиц имеет важное значение для обеспечения прозрачности и контроля за использованием бюджетных средств организации. Отчеты подотчетных лиц должны содержать информацию о расходах, полученных услугах или товарах, по которым были произведены затраты, а также о достигнутых результатах или выполненных работах. Вместе с отчетами подотчетные лица предоставляют необходимые подтверждающие документы, такие как чеки, квитанции или акты выполненных работ.
Учет чеков от подотчетников в бухгалтерии предприятия
Учет чеков от подотчетников следует вести строго в соответствии с установленными правилами и требованиями. Для этого необходимо регламентировать процедуру получения, проверки и оформления чеков, а также установить жесткий контроль за использованием подотчетных средств.
Чеки от подотчетников следует хранить в специально выделенном месте, где обеспечивается их сохранность и доступность для проверки. Бухгалтерия должна проводить регулярную проверку и сопоставление чеков с отчетами подотчетников, а также обеспечить надлежащее оформление этих документов.
Для учета чеков от подотчетников может быть установлена специальная электронная система, которая позволяет удобно и точно отслеживать принятие и использование подотчетных средств. В такой системе можно создать централизованную базу данных с информацией о каждом принятом чеке, его сумме, дате, а также информации о подотчетнике и его отчете.
Контроль за учетом чеков от подотчетников помогает предотвратить возможные злоупотребления и несанкционированное использование средств предприятия. Бухгалтерия должна строго следить за соблюдением правил и требований, чтобы обеспечить надежность и достоверность учета чеков от подотчетников.
Как изменения отражаются в продуктах 1С
Фирма «1С» уже реализовала требования закона в своих тиражных продуктах, обновления доступны всем зарегистрированным пользователям.
|
Наименование конфигурации |
Номер и дата выхода релиза |
|
1С:ERP Управление предприятием 2 |
Реализовано 2.4.8.79 от 25.06.2019 |
|
Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0 |
Реализовано 3.0.71.69 от 26.06.2019 |
|
Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 |
Реализовано 3.0.71.69 от 26.06.2019 |
|
Комплексная автоматизация, редакция 2 |
Реализовано 2.4.8.79 от 25.06.2019 |
|
Розница, редакция 2.2 |
Реализовано 2.2.11 от 14.12.2018 |
|
Управление нашей фирмой |
Реализовано 1.6.18.98 от 27.06.2019 |
|
Управление производственным предприятием, редакция 1.3 |
Реализовано 1.3.123 от 30.06.2019 |
|
Управление торговлей, редакция 10.3 |
Реализовано 10.3.54 от 30.06.2019 |
|
Управление торговлей, редакция 11 |
Реализовано 11.4.8.79 от 26.06.2019 |