Кассовый чек для авансового отчета 2024 нужна ли печать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовый чек для авансового отчета 2024 нужна ли печать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Чем регулируется подотчет

2. Трудный путь авансового отчета

3. Кассовый чек для авансового отчета 2024

4. Плюсы и минусы использования кассового чека в авансовом отчете

5. Последствия утверждения авансового отчета

6. Товарный чек без кассового чека на 2022 год

7. Виды документов для авансового отчета

8. Требования к чекам ККМ с 2022 года

9. Дополняем авансовый отчет товарным чеком

10. Можно ли учесть расходы, если к авансовому отчету приложен чек ККТ без QR-кода?

11. Последствия неправильного оформления кассового чека

Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.

Мобильность. Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.
Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.
Интеграция. Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение легко интегрируется с ней, расширяя функциональность и увеличивая скорость работы с документацией.
Гибкая настройка. Приложение легко настраивается под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, а также оперативно реагирует на любые их изменения, даже в случае расширения компании.
Формирование отчетности. В приложении всегда доступна полная отчетность по расходам и аналитика по отделам.

Чем регулируется подотчет

Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.

Трудный путь авансового отчета

Для начала разберемся, с какой целью создаются авансовые отчеты.

Сотруднику, который вернулся из командировки или купил канцтовары для нужд компании, важно, чтобы работодатель возместил ему все расходы. Для этого необходимо сформировать авансовый отчет, прикрепить к нему подтверждающие документы, дойти до руководителя и проставить его визу (руководитель же должен подтвердить целевое расходование денежных средств), затем как-то доставить (лично либо путем пересылки по почте) все эти бумажки в бухгалтерию.

Поскольку бухгалтерия работодателя заинтересована в том, чтобы расходы были подтверждены документами должным образом, она обязательно проверит правильность оформления документов и в случае чего может вернуть авансовый отчет на доработку. Если это произойдет, сотруднику придется вновь идти в бухгалтерию либо дожидаться доставки документов по почте, при этом нет 100% гарантии, что документы не потеряются в пути.

Процесс оформления и согласования авансовых отчетов получается длительным и трудоемким. Можно ли как-то его упростить, облегчив жизнь и сотруднику, и работникам бухгалтерии? Единственный вариант — максимальная автоматизация процесса.

Кассовый чек для авансового отчета 2024

Печать на кассовом чеке для авансового отчета 2024 года необходима в соответствии с требованиями регулирующих органов. Печать предоставляет дополнительные гарантии подлинности и непротиворечивости информации на чеке.

В случае отсутствия печати на кассовом чеке, возможны проблемы при проверке отчетности со стороны налоговых органов. Отсутствие печати может свидетельствовать о нарушении правил ведения кассовых операций и привести к необходимости проведения дополнительных проверок.

Чтобы обеспечить правильное оформление кассового чека для авансового отчета 2024 года, рекомендуется обратиться к профессиональным кассовым операторам или юристам, которые смогут предоставить консультации и рекомендации по соблюдению требований законодательства.

Плюсы и минусы использования кассового чека в авансовом отчете

Плюсы использования кассового чека в авансовом отчете:

1. Доказательство оплаты – кассовый чек является надежным документом, подтверждающим факт оплаты и сумму, которую было уплачено. Это позволяет избежать недоразумений и споров при проверке авансовых отчетов.

2. Простота использования – кассовый чек легко получить, ведь он выдается в момент оплаты товаров или услуг. Это позволяет сотрудникам быстро сформировать авансовый отчет и предоставить его для проверки.

3. Легкость контроля – кассовый чек может быть легко проверен со стороны компании. Он содержит информацию о дате, времени, месте и сумме оплаты. Это упрощает задачу аудиторов или финансовых контролеров при проверке правильности составления авансовых отчетов.

Минусы использования кассового чека в авансовом отчете:

1. Ограничения по сумме – в некоторых случаях, для составления авансового отчета требуется предоставить подтверждающие документы на более высокую сумму, чем указано в кассовом чеке. Это может создать определенные неудобства и затруднить процесс составления отчета.

2. Искажение стоимости – некоторые кассовые чеки могут не отражать полную стоимость товаров или услуг, если в чеке не учтены все дополнительные расходы или скидки. В таком случае, авансовый отчет может содержать не полную информацию о фактических затратах.

3. Хранение и учет – использование кассового чека требует от организации создания и поддержания системы хранения и учета документов. Если не соблюдать определенные правила, возможны проблемы с последующей проверкой и аудитом кассовых операций.

Использование кассового чека в авансовом отчете имеет свои плюсы и минусы. Однако, с учетом правильного использования и хранения кассовых чеков, они могут значительно упростить процесс составления авансовых отчетов и обеспечить достоверность информации о фактических затратах.

Однако, следует учитывать, что правила и требования могут меняться в зависимости от региона или предприятия. Поэтому рекомендуется обратиться к официальным источникам и уточнить требования к оформлению кассового чека для авансового отчета в конкретном случае.

Последствия утверждения авансового отчета

Одной из основных причин проблем, связанных с утверждением авансового отчета, является возможность возникновения финансовых несоответствий. Если отчет содержит некорректную информацию или неправильные расчеты, это может привести к ошибкам в финансовом учете компании. В результате возникают различные расхождения между фактическими затратами и затратами, указанными в отчете, что может привести к неправильному формированию бюджета, финансовым убыткам и прочим негативным последствиям.

Кроме того, неправильное утверждение авансового отчета может повлечь за собой нарушения налогового законодательства. Некорректно указанные расходы или недостаточно подтвержденные документы могут привести к проблемам с налоговыми органами. В случае выявления таких нарушений, компания может столкнуться с штрафными санкциями или даже административной или уголовной ответственностью.

Кроме финансовых и налоговых проблем, неправильное утверждение авансового отчета может также вызвать негативные последствия с точки зрения контроля и доверия со стороны руководства и других заинтересованных сторон. Если руководство компании утверждает отчет, не имея достаточно информации или не выполняя своих обязанностей по проверке и контролю, это может привести к потере доверия со стороны акционеров, инвесторов и других заинтересованных лиц. Возникают проблемы с прозрачностью и надежностью бухгалтерской отчетности, что может повлиять на имидж компании и ее позицию на рынке.

Таким образом, утверждение авансового отчета является важным этапом в бухгалтерской отчетности компании и может иметь серьезные последствия. Правильное утверждение отчета требует тщательной проверки и анализа всех данных и документов, чтобы избежать финансовых и налоговых проблем, а также проблем с контролем и доверием со стороны руководства и заинтересованных сторон.

Товарный чек без кассового чека на 2022 год

Наименование акта взаиморасчета. В верхней части документа по центру обязательно должно прописываться «ТОВАРНЫЙ ЧЕК».
Номер чека. Даже если бланком не предусмотрен значок «№», каждый отрывной документ должен иметь свой индивидуальный номер. Так как потребитель при составлении авансового отчета в обязательном порядке должен ссылаться на порядковый номер бухгалтерского акта, согласно которому приобретался товар. Нумерация документа может начинаться с начала отчетного периода, или с начала каждого дня, месяца, квартала, года.
Дата формирования. Указывается день взаиморасчета за реализованную продукцию или услугу. Месяц желательно прописывать буквами.
Полное название организации или предприятия. В которое должны входить идентификационный номер, полная информация о собственнике, или учредителя, фактический и юридический адрес, и контактные данные (электронная почта, телефон). В случае если полное наименование ИП не вмещается в приобретенный бланк, то необходимо самостоятельно или с помощью типографии разработать и распечатать подходящие формы документа.
Количество и наименование реализованных товаров или оказанных услуг/работ. При этом необходимо расшифровывать каждый продукт по отдельности, а его количество проставлять цифрами.
Стоимость единицы продукта/услуги. Отображается цифрами напротив каждого наименования товара. Данное число должно разделяться запятой, где первые числа обозначают рубли, а последующие копейки. Если копейки отсутствуют в цене, то после запятой ставятся два нуля.
Общая стоимость произведенного взаиморасчета. Сумма рассчитывается с помощью умножения количества реализованного товара на цену одной единицы продукта.
Сведения о продавце или другом лице, который принимал денежные средства за проданный товар и оформлял товарный чек. В данном случае обязательно нужно указать должность или профессию лица подписывающего чек.

Товарным чеком является документ негосударственного образца, который формируется продавцом к контрольно кассовому чеку. В действующем законодательстве Российской Федерации предусмотрены исключения, когда не фискальный документ выдается вместо фискального чека.

Виды документов для авансового отчета

Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Обязательное приложение к авансовому отчету – оправдательные документы. Для подотчетного лица важно подтвердить факт и целевое назначение трат денежных средств. Для предприятия важно обоснованно списать потраченные средства на расходы. Цели разные – и документы нужны разные.

Требования к чекам ККМ с 2022 года

В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:

при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).

А в пункте 1 ст. 252 НК РФ сказано, что документы должны быть оформлены с учетом требований законодательства РФ.

Поэтому при покупке материалов у ИП, находящегося на спецрежиме в виде ЕНВД, за наличный расчет через подотчетное лицо без кассового чека, оформленного с применением онлайн-кассы в установленном порядке (в том числе содержащего обязательные реквизиты кассового чека), риск исключения затрат из налоговых расходов велик, особенно если предъявленный продавцом чек не содержит всех обязательных реквизитов первичного учетного документа.

* * *

Расходы по авансовому отчету, к которому приложены чеки продавца материалов (ИП, уплачивающего ЕНВД), оформленные не с помощью онлайн-кассы, могут быть квалифицированы как затраты, не имеющие надлежащего документального подтверждения.

[1] «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».

Для некоторых видов деятельности, например для платежных агентов и ломбардов, предусмотрены дополнительные реквизиты, например:

Ломбарды, пункты приема лома и другие организации, которые принимают товар и отдают за него деньги, указывают в чеке признак расхода и возврат расхода.
При продаже маркированного товара, в чеке должен отражаться признак маркировки в виде буквы [М].
Платежные агенты, т.е. организации, работающие по агентскому договору и принимающие платежы от физических лиц в пользу третьих лиц, указывают признак агента.

Если расчеты происходят между двумя организациями, двумя ИП или организацией и ИП, в электронных чеках необходимо указать название компании-покупателя (или ФИО ИП) и ИНН покупателя.

Все реквизиты, содержащиеся на бумажном кассовом чеке, должны быть четкими и легко читаемыми как минимум полгода со дня их выдачи.

Бланк строгой отчетности – это фискальный документ, который по значимости равен кассовому чеку. К нему предъявляются такие же требования, как и чеку ККТ.

Дополняем авансовый отчет товарным чеком

Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).

Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:

порядковый номер, дату составления;
название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
ИНН поставщика;
перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.

Как правило, товарный чек содержит полную делализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.

Можно ли учесть расходы на покупку товаров для налога на прибыль, если приложенный к авансовому отчету товарный чек имеет пороки, например, в нем отсутствует номер? Ответ на этот вопрос от экспертов-практиков вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Можно ли учесть расходы, если к авансовому отчету приложен чек ККТ без QR-кода?

У компаний на УСН и ОСНО есть расходы, которые уменьшают сумму налога. Но эти расходы не всегда удобно оплачивать с расчетного счета. Например, какие-то строительные материалы для срочного ремонта. Или бензин, который внезапно понадобился на трассе.

В этих ситуациях проще отправить сотрудникам деньги на карту, чтобы они оплатили сами, либо выдать наличными и оформить расходный кассовый ордер. В бухгалтерии эта операция называется «выдача под отчет». Подотчетные деньги учитываются на 71-м бухгалтерском счете.

Просто вернуть чеки за покупки недостаточно. Нужно сделать авансовый отчет. В нем данные о расходах, которые указывают в корреспонденции с 71 счета. После этого их можно учесть при уменьшении суммы налога.

Кстати, про чеки. По закону их нужно хранить 3 года, но они выцветают за пару месяцев. Поэтому копируйте и прикрепляйте к отчету. Если будет проверка, то покажете чеки проверяющим.

Подотчетные деньги провоцируют обманывать государство или собственников. Например, водитель фуры покупает на трассе дизельное топливо за 43 рубля за литр, а чеки предоставляет, где цена — 46 рублей. Разницу себе в карман. Или так может делать ИП, но обманывать уже государство.

Несмотря на онлайн-кассы и ОФД, все еще есть компании, которые продают чеки. К сожалению, у них есть техническая возможность делать подделки. Правда, это не освобождает предпринимателя от проблем.

Не так давно в Татарстане налоговики устроили выездную проверку компании и стали проверять авансовые отчеты. Нашли чеки от ликвидированных компаний или от фирм с несуществующим ИНН. Руководители компании повели себя странно и дали новые чеки, где все данные были такими же. Не знаем, как было на самом деле, но похоже на то, что пошли и купили чеки подороже (от компаний, которые существуют).

при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).

А в пункте 1 ст. 252 НК РФ сказано, что документы должны быть оформлены с учетом требований законодательства РФ.

* * *

[1] «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».

Еще один способ подтвердить понесенные работником расходы — предоставить полученную от продавца квитанцию приходного кассового ордера.

Для принятия приходный кассовый ордер:

составляется строго по форме КО-1;
печать продавца проставляется на обеих частях документа;
в графе «Сумма» значение пишется сначала цифрами, а затем прописью.

Последствия неправильного оформления кассового чека

Неправильное оформление кассового чека может повлечь серьезные последствия для подотчетного лица при составлении авансового отчета в 2024 году. В соответствии с требованиями налогового законодательства, кассовый чек должен содержать определенные обязательные реквизиты, включая данные о наименовании организации-продавца, адресе места осуществления деятельности, сумме оплаты, налоговом номере и другие данные.

Если кассовый чек не содержит необходимой информации или содержит ошибки, он может быть признан недействительным для целей составления авансового отчета. В данном случае, подотчетное лицо может столкнуться с проблемами при подтверждении факта оплаты и возврате излишне уплаченной суммы.

Кроме того, неправильное оформление кассового чека может послужить основанием для наложения штрафов со стороны налоговых органов. Налоговый кодекс предусматривает административную ответственность для организаций, которые выпускают недействительные кассовые чеки или нарушают правила их оформления.

Подотчетные лица, собирающиеся составлять авансовые отчеты в 2024 году, должны придавать большое внимание правильному оформлению кассовых чеков. Для этого рекомендуется обратиться к специалистам или изучить соответствующие нормативные акты, которые регулируют правила оформления и обязательные реквизиты кассовых чеков.