Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Плюсы и минусы электронного документооборота с контрагентами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.
Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.
ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.
Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.
Виды электронного документооборота
ЭДО используют, чтобы обмениваться документами внутри отделов (внутренний ЭДО), с внешними контрагентами (внешний ЭДО) и с госорганами вроде ФНС, Росстат, СФР.
Внутренний. Электронный обмен документами происходит внутри фирмы. Например, отдел закупок отправляет договор в отдел логистики. Или слад запрашивает накладную у бухгалтеров.
Плюс такого документооборота — экономия на канцелярии. А еще не надо ходить ногами между этажами. Или отправлять курьера, если отделы в разных бизнес-центрах.
Внешний. Обмениваются документами с контрагентами, партнерами и подрядчиками. Обмен происходит через операторов ЭДО — специальных посредников. Если у сторон разные операторы, обмен усложняется, так требуется роуминг — отдельная технология. С ее помощью пользователи разных систем могут обмениваться документами так, словно работают в одной.
С государственными учреждениями. Если бизнесу надо регулярно подавать отчеты в госорганы — например, ФНС — чтобы не ходить ногами в отделения и не тратить время на заполнение бумажных договоров, используют ЭДО. У операторов все бланки унифицированы — меньше шансов, что документ не примут из-за ошибок в оформлении.
Как выбрать подходящую систему
Чтобы работать в ЭДО, нужно получить электронную подпись, а потом выбрать систему. Система электронного документооборота — это программа для работы с электронными документами. Выбирают исходя из объема документов, которыми планируют обмениваться, и числа сотрудников, которые будут с документами работать.
Также можно выяснить, какую систему используют контрагенты и партнеры и подключить аналогичную. Тогда можно будет обмениваться файлами напрямую, без роуминга.
При выборе системы смотрите на следующее параметры:
- Тарифы. Изучите, за что придется платить. Например, в одних системах внешний документооборот дороже, чем внутренний, а других нет разницы в стоимости. Еще сравните, что выгоднее: купить пакет документов на год вперед или без ограничений приобрести пару-тройку лицензий.
- Интерфейс. Чем проще, тем лучше — не придется платить за обучение сотрудников. Попробовать можно в течение бесплатного демо — запрашивайте у оператора.
- Мобильное приложение. Есть не у всех популярных систем. Без приложения не получится оперативно подписывать документы в командировках или при выезде на объекты.
- Роуминг. Если контрагенты и партнеры используют разные системы ЭДО, придется подключать роуминг. Проверьте, сколько это стоит и поддерживает ли технологию приглянувшейся оператор.
- Саппорт. Идеально — если работает круглосуточно, а на связи — персональный менеджер. Сможете оперативно решать проблемы, а не ждать, пока до вас дойдет очередь.
- Внедрение. Иногда входит в общую стоимость, но бывает приходится оплачивать отдельно. Приценивайтесь, что выгоднее.
Может сбоить сервис. Например, может отключиться интернет либо сама система выдаст ошибку.
Нужно платить за сервис. У разных операторов ЭДО свои тарифы. Не у всех они выгодные для конкретного бизнеса. Но если использовать ЭДО только для входящего документооборота, например, в небольшой рознице, то достаточно подключить ЭДО с тарифом только на входящие документы. Сервисы обычно оказывают такую услугу бесплатно.
Могут возникнуть сложности с настройкой сервиса. Иногда, чтобы работать с программой, сначала нужно её изучить и правильно настроить на работу. На это нужно время и иногда даже помощь операторов ЭДО.
Объём печати упал в одном отделе, но вырос в другом
Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.
Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.
И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.
Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому. Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!
Принцип работы системы
Определим, что такое электронный документооборот между организациями, как это работает и что необходимо для его эффективной работы.
В настоящее время электронный документооборот – это система по работе с документами в режиме «безбумажной» технологии, на базе которой оригиналы формируются непосредственно в электронном виде, в специальном опциональном поле.
Основной элемент системы – электронный документ.
Для эффективной функциональности системы и обеспечения ее жизнеспособности:
-
потенциальный контрагент также должен быть подключен к системе электронного документооборота;
-
между взаимодействующими сторонами должна быть обеспечена техническая готовность для обмена документами в электронном виде;
-
действия сторон должны быть согласованы и взаимосвязаны.
Чтобы документ, созданный в электронном виде, обретал юридическую значимость, он должен:
-
содержать обязательные реквизиты;
-
соответствовать определенному формату;
-
быть заверенным подписью должностного или ответственного лица.
Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.
- Экономия денег на бумагу, печать, управление архивом, услуги курьеров (для доставки документов);
- Экономия времени на «бумажную волокиту». Например, найти нужный документ на компьютере всегда проще и быстрее, чем в стеллаже. Также не понадобится целый штат специально обученных людей для распечатывания, архивирования и прочих рутинных действий с бумагами;
- Более высокая скорость заключения сделок, так как отправка электронного договора для подписи занимает в разы меньше времени, чем бумажного, и сам процесс проще;
- Электронные документы не потеряются, не пострадают при непредвиденных обстоятельствах (пожар, затопление) и их сложнее украсть;
- Электронные документы – это бОльшая гарантия информационной безопасности. В ЭД всё настроено так, чтобы только нужные сотрудники получали доступ к нужным документам, благодаря аутентификации, распределению прав доступа и аудиту работы пользователей в системе.
Нормативная база для электронного документооборота
Важно, чтобы онлайн-документы составлялись в соответствии с нормами законодательства. Базовым нормативным актом в этой области является закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации…». Пункт 4 ст. 11 закона № 149-ФЗ позволяет приравнять обмен электронными сообщениями к бумажному документообороту. Но и электронные документы должны быть заверены подписью. Порядок такого удостоверения определяется отдельным нормативным актом — законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Электронный документооборот бухгалтерских документов основан на положениях п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».
Если же говорить об обмене данными внутри компании, то здесь все обычно гораздо проще. Электронная подпись, как правило, не требуется, а ответственным за информацию считается тот сотрудник, с корпоративного почтового ящика которого было отправлено письмо. Хотя в крупных компаниях могут и для внутреннего документооборота применяться более сложные схемы защиты данных.
Кому подходит система электронного документооборота
ЭДО подходит практически всем. Правда, считается, что для малого бизнеса это дорого и сложно. И действительно, если у компании бывает всего несколько договоров в год, минимум работников и отчётов, то целесообразность трат на внедрение электронного документооборота может вызвать сомнение. В остальных случаях преимущества сервисов ЭДО превосходят недостатки и в итоге позволяют сэкономить.
Кому и зачем нужен электронный оборот документов:
- Для крупного бизнеса альтернативы нет. Такие предприятия обязаны подавать отчётность в электронном виде. Для обмена документами с контрагентами ЭДО также будет актуально: когда их сотни и с каждым нужно обменяться несколькими бумагами, затраты на документооборот значительны. Внедрение ЭДО помогает не только сократить финансовые расходы, но и передавать документы оперативно.
- Для сегмента малого и среднего бизнеса ЭДО выполняет те же задачи — упрощает и ускоряет документооборот, — а в некоторых случаях он обязателен. Но есть ещё один момент — многие крупные контрагенты желают обмениваться электронными документами. Если малая компания не готова на такой шаг, это снижает вероятность сотрудничества.
- Для плательщиков НДС альтернативы тоже нет — они обязаны подавать декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Именно такую передачу и обеспечивают операторы ЭДО.
- Переходить в электронный формат нужно и тем, кто участвует в обороте маркированной, прослеживаемой и иной подконтрольной продукции. Такие компании обязаны обмениваться электронными документами и отправлять сведения в государственные информационные системы.
Внедрить ЭДО будет выгодно, если компания:
- работает с большим количеством поставщиков и покупателей;
- продаёт товары на маркетплейсах;
- планирует торговать маркированной и подакцизной продукцией;
- часто взаимодействует с ФНС, СФР, другими ведомствами;
- выставляет и принимает счета-фактуры;
- работает с компаниями из других населенных пунктов;
- имеет большой штат сотрудников;
- задумывается о том, как в будущем будет хранить документы.
- Электронный документооборот в компании — удобный способ оперативно обмениваться документами с сотрудниками, с контрагентами, а также направлять отчёты в ФНС и СФР.
- Расходы на ЭДО должны окупиться за счёт снижения финансовых и временных затрат на обмен бумажными документами, а также на их хранение.
- На ЭДО можно переходить постепенно, совмещая его с классическим документооборотом. Некоторые кадровые документы в любом случае придётся подписывать на бумаге.
- Есть много операторов/сервисов ЭДО. Но принципы электронного документооборота у всех одинаковы. У компании и её контрагентов могут быть разные операторы — это не помешает обмену файлами между ними.
- Чтобы перейти на ЭДО, нужно выбрать сервис и тариф, получить КЭП и настроить компьютер или кассу. Затем к обмену электронными документами можно приглашать контрагентов.
В целом задачи процесса — упростить и ускорить обмен информацией внутри компании и за ее пределами. Для начала работы с цифровыми файлами участники процесса должны:
- Приобрести электронную подпись.
- Подключиться к оператору данных.
- Внедрить систему ЭДО, сделав ее доступной для всех сотрудников компании, работающих с документами.
Схема работы с цифровыми документами складывается из следующих этапов:
- Создание документа отправителем.
- Заверение документа электронно-цифровой подписью.
- Направление документа контрагенту.
- Работа с документом получателя: он может корректировать, принимать или отклонять документ.
Если вы решились на отказ от бумажного вида работы с документами и решили встать на путь автоматизации, у вас наверняка сразу возникает вопрос: “Что нужно сделать, чтобы осуществить грамотный переход на электронный документооборот?”. Рассмотрим основные шаги:
1. Выбрать корпоративную систему для работы с электронными документами.
2. Уведомить контрагентов о вашем решении вести работу с документами в электронном виде.
3. Выпустить электронную подпись для каждого сотрудника компании, который будет работать с документами. Сделать это можно только в аккредитованном удостоверяющем центре.
4. Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним соглашение на совместную работу.
5. Интегрируйте систему ЭДО с другими важными для работы бизнеса системами и сервисами.
6. Подключите к ЭДО контрагентов.
7. Обучите персонал всем тонкостям работы с системой ЭДО и начинайте эксплуатацию.
На ЭДО можно переходить полностью, а можно частично. Например, вы можете перевести не все документы в электронный вид, а лишь некоторые из них, если для вас такой вариант удобен. Или даже если вы планируете полноценно переходить на ЭДО, можете делать это постепенно. То есть, сначала вы автоматизируете работу с частью документов, спокойно адаптируетесь к новому формату, а когда освоитесь, можете перевести оставшиеся документы в систему.
Что такое автоматизация ЭДО
Фирма, которая не занимается вопросами по оптимизации бизнес-процессов, в современном мире не может рассчитывать на продолжительное существование. Развитие вычислительной техники открывает невероятные возможности для тех, кто желает вывести эффективность на другой уровень. Электронный документооборот включает в себя многие компоненты, которые позволяют реализовывать высокоэффективную автоматизированную обработку документации. Рационализация начинается с собирания воедино специального ПО «Клеверенс», почты или мессенджеров, локальной внутренней сети предприятия, а также доступа к интернету. Каждый элемент довольно прост сам по себе, но при грамотной настройке их совместного функционирования можно добиться потрясающего эффекта синергии.
Из плюсов электронного документооборота отмечают:
— оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,
— эффективное управление движением документов,
— все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,
— повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,
— безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,
— исключение дубляжа документации,
— формирование архива происходит автоматически,
— снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.
Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.