Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые журналы ведение которых обязательно в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.
С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.
Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.
Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.
Эффективные методы развития персонала
В данном разделе представлены эффективные методы развития персонала, которые помогут кадровику в 2024 году быть в курсе последних тенденций и достижений в области управления персоналом.
1. Обучение и тренинги. Регулярные обучающие мероприятия помогут сотрудникам улучшить свои навыки и знания в соответствии с требованиями компании.
2. Менторинг. Организация программы менторства позволит новым сотрудникам быстрее адаптироваться к рабочей среде и получить опыт и знания от более опытных коллег.
3. Оценка и обратная связь. Регулярная оценка работы сотрудников и предоставление им обратной связи помогает выявить и исправить недостатки, а также поощряет личностный и профессиональный рост.
4. Развитие лидерских навыков. Организация тренингов и программ по развитию лидерства поможет сотрудникам развить навыки эффективного руководства и управления командой.
5. Профессиональные конференции и семинары. Участие в профессиональных мероприятиях позволит кадровику быть в курсе последних тенденций в области развития персонала и установить полезные контакты.
6. Карьерное развитие и планирование. Поддержка сотрудников в их карьерном росте и развитии помогает удерживать талантливых специалистов и повысить их мотивацию.
7. Внутренние программы обучения. Организация внутренних программ обучения позволит сотрудникам получить знания и навыки, соответствующие специфике компании.
8. Использование новых технологий. Внедрение новых технологических решений в процессы обучения и развития сотрудников повышает эффективность учебного процесса и улучшает результаты.
9. Кросс-обучение. Организация обмена знаниями между сотрудниками разных отделов и функциональных областей способствует развитию компетенций и повышает эффективность работы.
10. Постоянное саморазвитие. Самообучение и саморазвитие являются важными составляющими личностного и профессионального роста каждого сотрудника.
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
- Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
- Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
- Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
- Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
- Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Изменения в системе по найму и увольнению
С 1 января 2024 года вступают в силу важные изменения в сфере кадрового делопроизводства, касающиеся системы по найму и увольнению сотрудников.
Одно из ключевых изменений заключается в том, что работодатель должен теперь предоставить соответствующий контракт каждому новому сотруднику перед его принятием на работу. В контракте должны быть прописаны условия труда, заработная плата, график работы и другие существенные положения. Это изменение направлено на повышение прозрачности и защиты интересов работников.
Кроме того, новое законодательство предусматривает более жесткую ответственность работодателей за нарушение прав сотрудников при увольнении. Работодатель обязан предоставить письменное уведомление не менее чем за 30 дней до увольнения с указанием причин прекращения трудового договора. Также работодатель может быть обязан выплатить компенсацию сотруднику в случае необоснованного увольнения. Это изменение направлено на защиту работников от неправомерных действий со стороны работодателей.
| Изменение | Описание |
|---|---|
| Прозрачность трудовых отношений | Работникам должны быть предоставлены контракты с указанием условий труда и заработной платы. |
| Увольнение по справедливым причинам | Работодатель должен предоставить письменное уведомление о прекращении трудового договора и возможно выплатить компенсацию при необоснованном увольнении. |
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция
5. Разработайте образец трудового договора. Впоследствии его можно будет без изменений или после адаптации использовать при приеме на работу новых сотрудников. Договор будет легитимным только в том случае, если при его составлении учтены тербования статьи 57 Трудового кодекса.
1. Внутренний распорядок. Предусмотрены статьей 189 ТК. В этом документе четко прописывается процедура принятия сотрудников на должность и их увольнения по разным основаниям, возможные санкции, обязанности участников трудовых правоотношений.
7. Заведите журналы регистрации, предусмотренные инструкциями о кадровом делопроизводстве. Обязательно должны быть журнал по учету выдачи трудовых книжек, получении и использовании бланков трудовых книжек, учету проверок, регистрации несчастных случаев и инструктажей по технике безопасности. Можно завести и другие журналы (например, выход в отпуск, больничные, для входящей и исходящей документации). Они не проверяются госорганами, но помогают в работе.
6. Разработайте типовую кадровую документацию. Рекомендуется заранее составить образцы стандартных бланков документов, которые постоянно издаются при ведении кадрового учета. Например, приказы о приеме на работу и увольнении, направлении в командировку и предоставлении отпуска. Можно использовать типовые образцы или разработать собственные, которые должны быть утверждены руководителем.
Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.
Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.
Ежеквартальная отчетность кадровика
В состав ежеквартальной информации входят статистические формы. Это бланк П-4, обозначенный выше. Сдают П-4 раз в квартал, если в учреждении числится менее 15 работников — с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного периода. Независимо от периодичности отчетности направьте сведения по форме П-4 из Приказа № 532 от 29.07.2022.
Помимо сведений о численности и зарплате работников, кадровик формирует дополнительный отчет в Росстат — П-4 (НЗ). Формуляр раскрывает сведения о неполной занятости работающих и о движении наемной рабочей силы на предприятиях. Бланк на 2023 г. утвержден Приказом № 532 от 29.07.2022, на 2024 год — Приказом № 360 от 31.07.2023.
Подавайте П-4 (НЗ) в такие сроки:
- за 1–3-й кварталы — с 1-го рабочего дня по 8-е число после отчетного квартала;
- за 4-й квартал — с 1-го рабочего дня по 10-е число после отчетного квартала.
Перспективы развития кадровой работы в 2024 году
В 2024 году развитие кадровой работы будет иметь несколько важных перспектив, которые следует учесть начинающему кадровику.
Во-первых, автоматизация процессов в кадровой работе будет продолжать набирать обороты. Все больше организаций будет использовать специальные программы и системы для упрощения и автоматизации рутинных задач: от поиска и отбора кандидатов до формирования отчетов и аналитики. Начинающему кадровику важно освоить такие программы и разобраться в новых технологиях, чтобы оставаться востребованным специалистом.
Во-вторых, в 2024 году все большую роль начнет играть ментальность и особенности представителей разных поколений на рынке труда. Начинающий кадровик должен быть готов адаптироваться к различным стилям работы и коммуникации, учитывать потребности и ожидания представителей разных поколений в процессе управления персоналом.
Кроме того, важно учесть рост роли flexible work arrangements (гибкого графика работы) и remote work (удаленной работы) в 2024 году. С развитием технологий все больше компаний будет предлагать возможность работать из дома или выбирать гибкий график работы. Начинающий кадровик должен быть готов к организации таких форм работы и управлению удаленным персоналом.
Кроме этих перспектив, начинающий кадровик также должен развивать навыки аналитики и работы с большими данными. В 2024 году все больше компаний будет ориентироваться на долгосрочное планирование кадровых ресурсов и принятие стратегических решений на основе данных. Начинающий кадровик должен уметь проводить анализ статистических данных и прогнозировать будущие потребности компании в персонале.
Таким образом, в 2024 году начинающему кадровику важно учесть данные перспективы развития кадровой работы и работать над развитием соответствующих навыков и компетенций, чтобы успешно адаптироваться к изменениям на рынке труда и быть востребованным специалистом.
Соблюдение законодательных требований: зачем нужны кадровые журналы
Законодательство о труде устанавливает определенные правила и нормы, которые организации должны соблюдать в отношении своих сотрудников. Одним из требований является ведение кадрового учета, включающего подробную информацию о каждом сотруднике: его личные данные, дату приема на работу, структурное подразделение, должностные обязанности, информацию о выплате заработной платы и др.
Кадровые журналы позволяют организациям удовлетворить законодательные требования и иметь полный контроль над кадровым составом. Они помогают вести учет сотрудников, их изменения статусов (например, перевод на другую должность, отпуск, увольнение) и обеспечивают сохранность данных о персонале на протяжении определенного времени.
Важно отметить, что кадровые журналы также помогают предотвращать возможные конфликты и споры с сотрудниками по вопросам заработной платы, отпусков и других прав и обязанностей. Благодаря подробной документации в журналах, организации могут доказать соблюдение требований законодательства и предоставить необходимую информацию при возникновении разногласий.
Таким образом, кадровые журналы играют важную роль в обеспечении соблюдения законодательных требований и управлении персоналом организации. Ведение детальной кадровой документации помогает минимизировать риски и конфликты, а также поддерживает прозрачность и ответственность в управлении персоналом.
Управление доступом к кадровым журналам
Для обеспечения безопасности и контроля информации, содержащейся в кадровых журналах, необходимо управление доступом к этим журналам. В 2024 году это становится еще более актуальным, учитывая регулярные изменения в законодательстве о защите персональных данных и растущий интерес со стороны государственных органов и регуляторов.
1. Ролевая модель доступа:
Эффективное управление доступом к кадровым журналам включает в себя создание ролей и настройку прав доступа в соответствии со структурой организации. Каждая роль должна иметь определенный уровень доступа к информации в журнале, в зависимости от должностных обязанностей и полномочий пользователя. Необходимо определить роли, такие как HR-специалисты, руководители, сотрудники и т.д., и присвоить им соответствующие права.
2. Персонализированный доступ:
Управление доступом должно быть гибким и позволять назначать персонализированные права доступа для отдельных сотрудников или групп пользователей. Например, HR-специалисты могут иметь полный доступ ко всей информации в журнале, в то время как руководители могут иметь доступ только к данным своих подчиненных или отчетам по деятельности отдела.
3. Журналы доступа:
Важным элементом управления доступом является создание журналов доступа, которые фиксируют действия пользователей в отношении кадровых журналов. Журналы доступа позволяют контролировать, кто, когда и как получал доступ к информации в журнале. Это позволяет отслеживать несанкционированный доступ и в случае необходимости реагировать на него.
Итог:
- Управление доступом к кадровым журналам необходимо для обеспечения безопасности и контроля информации, содержащейся в них.
- Ролевая модель доступа позволяет определить роли и настроить права доступа в соответствии с должностными обязанностями и полномочиями.
- Персонализированный доступ помогает предоставлять права доступа в зависимости от конкретных потребностей и обязанностей каждого пользователя.
- Журналы доступа фиксируют действия пользователей, чтобы обеспечить контроль и отслеживаемость доступа.
Внедрение эффективной системы управления доступом к кадровым журналам поможет организациям соблюдать требования законодательства и обеспечить защиту конфиденциальных данных своих сотрудников.
Изменения для кадровиков в 2024 году:
C 2024 года все организации обязаны вести кадровый учет и делопроизводство исключительно в электронном виде.
- Новый МРОТ (19 242 руб., федеральный закон от 27.11.2023 № 548-ФЗ).
- Новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения.
- Новое в воинском учёте: призывной возраст и предельный срок пребывания в запасе.
- Новое в расчёте НДФЛ для удалёнщиков, вахтовиков и сотрудников в разъездах.
- Новые формы отчетов в Росстат.
- Изменения в работе с иностранцами.
- Новые основания для проверок ГИТ.
- Больше сотрудников будут проходить обучение по ГО.
- Новые правила депремирования из-за дисциплинарных взысканий по решению КС.
- Обязанность компенсировать неиспользованные отгулы сотрудникам при увольнении.
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
- Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
- Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
- Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
- Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
- Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.
Трудовой договор содержит следующие сведения:
- место работы;
- должность;
- оплата, продолжительность испытательного срока;
- срок договора и др.
В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.
Иногда вместо трудового договора работодатели заключают с соискателем договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это делается с целью экономии на страховых взносах. Контролирующие ведомства тщательно изучают договоры ГПХ на предмет возможной подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.
Нарушителям грозит штраф в размере:
- до 10 тысяч рублей — для предпринимателей;
- до 100 тысяч рублей — для компаний.
Четвертое место – «Инновации и развитие в HR-сфере»
В свете постоянно меняющейся среды бизнеса и технологического прогресса, HR-специалистам необходимо быть готовыми к инновациям и постоянному развитию. Журнал «Инновации и развитие в HR-сфере» предлагает актуальные статьи, аналитику и экспертные мнения, которые помогут определить ключевые инновационные тенденции и применить их в практике управления персоналом.
В каждом выпуске журнала можно найти статьи на такие темы, как искусственный интеллект, автоматизация HR-процессов, использование данных в управлении персоналом, развитие эффективных рекрутинговых стратегий, создание инклюзивного рабочего пространства и многое другое.
Журнал также предлагает обзоры инновационных решений и новых технологий, которые могут помочь организациям в улучшении управления персоналом и достижении стратегических целей.
Чтение журнала «Инновации и развитие в HR-сфере» позволит кадровикам быть в курсе последних тенденций в своей отрасли, обмениваться опытом и находить новые идеи для развития и оптимизации HR-процессов в своей компании.
Новые требования для кандидатов
Одним из главных изменений будет обязательное наличие высшего образования в соответствующей области для кандидатов на руководящие должности. Это позволит убедиться в их профессиональных знаниях и компетенциях, а также обеспечит более качественное управление.
Для специалистов технических профессий будет введено обязательное наличие сертификата, подтверждающего соответствующую квалификацию. Такое требование поможет отобрать только опытных и квалифицированных кандидатов, что обеспечит более высокую производительность и качество работы.
Также будут установлены новые требования к знанию иностранных языков. В связи с глобализацией и развитием международного бизнеса, знание хотя бы одного иностранного языка будет являться обязательным условием при приеме на работу. Это позволит сотрудникам более эффективно взаимодействовать с партнерами и клиентами из других стран, а также расширит возможности компании на международном рынке.
Следует отметить, что новые требования создадут более конкурентную среду при поиске работы, однако они также обеспечат более качественное и результативное функционирование организаций в целом.
| Требования | Описание |
|---|---|
| Высшее образование | Обязательное наличие высшего образования в соответствующей области для кандидатов на руководящие должности. |
| Сертификаты | Обязательное наличие сертификата, подтверждающего соответствующую квалификацию для специалистов технических профессий. |
| Знание иностранных языков | Обязательное знание хотя бы одного иностранного языка при приеме на работу. |
Изменения в рабочем времени
С 2024 года вступят в силу новые изменения в рабочем времени, которые коснутся большинства работников. Главной новацией станет сокращение рабочей недели с пяти дней до четырех.
Основная цель этих изменений — обеспечение более гибкого графика работы и улучшение баланса между работой и личной жизнью. Работники получат дополнительный выходной день, что позволит им проводить больше времени с семьей, заниматься хобби или саморазвитием.
Для удобства работников, четырехдневная рабочая неделя будет реализована по двум моделям: понедельник — четверг и вторник — пятница. Каждая компания сможет самостоятельно выбрать подходящую модель в зависимости от своего рода деятельности и специфики работы.
Важно отметить, что за четырехдневную рабочую неделю работники будут получать полную заработную плату, несмотря на сокращение рабочего времени. Многие эксперты считают, что такие изменения позволят повысить производительность труда, улучшить физическое и психологическое состояние работников, а также привлечь больше людей на рынок труда.
| Текущая рабочая неделя (2023 год) | Четырехдневная рабочая неделя (2024 год) |
|---|---|
| Понедельник — пятница | Понедельник — четверг |
| 40 часов | 32 часа |
| 5 дней | 4 дня |
| 100% заработной платы | 100% заработной платы |
Введение четырехдневной рабочей недели является одним из ключевых шагов в сфере улучшения трудовых отношений и стимулирования экономического роста. Ожидается, что новые изменения позитивно повлияют на здоровье и благополучие работников, а также способствуют развитию более гибкого и эффективного рабочего процесса.