Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить отгул, чтобы потом не придрались трудовые инспекторы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Табель учетного времени (формат Т-12 и Т-13) — основание для предоставления отгулов, калькуляции размера компенсации. Заполняется ежемесячно ответственным лицом. Документ отображает все сведения по переработке, работе в выходные, праздничные дни, сверхурочные часы.
Отгул в счет отпуска: образец заявления и основания для предоставления, как правильно оформить и оплатить выходной сотруднику
Отгул оформляют, как и обычный отпуск. Сотрудник должен написать заявление, работодатель — оформить приказ на отпуск и день отгула в табеле
Читательница Александра спрашивает: «Сотрудник попросил отгул по семейным обстоятельствам. Я, как руководитель, не против. Как предоставить дни в счет отпуска и правильно все оформить?»
Понятия «отгул» в трудовом кодексе нет. По закону сотрудник может взять на один день ежегодный оплачиваемый отпуск. Но работодателям привычнее называть такой день отдыха отгулом.
Если сотрудник использует отгул самовольно, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за прогул более четырех часов подряд или в течение всей рабочей смены: сделать замечание, выговор или даже уволить.
За что и как можно наказать сотрудника
В некоторых случаях руководитель не сможет отказать сотруднику в отгуле: например, донорам, беременным, многодетным родителям.
ст. 123 ТК РФ
В остальных случаях работодатель имеет право не отпускать сотрудника.
Если же сотрудник хочет взять неоплачиваемый отгул, тут действуют правила предоставления отпусков за свой счет. Подробно разобрали их в отдельной статье. Дальше рассказываем только про оформление отгула в счет отпуска.
Про отпуск за свой счет
- сотрудник пишет заявление с просьбой об отгуле;
- работодатель издает приказ;
- работодатель отмечает день отгула в табеле учета рабочего времени.
Есть правило, что одна из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней.
Но если сотрудник уже взял отгулами 14 дней, больше ничего «в счет отпуска» ему предоставлять нельзя — он может отгулять только полные две недели.
Заявление на отгул. Сотрудник пишет заявление минимум за три полных календарных дня до начала отпуска. Более долгий срок можно установить в локальном нормативном акте. Главное для работодателя — успеть выдать отпускные за три календарных дня до даты отгула.
Калькуляция количества причитающихся отгулов за переработку
Калькулирование оплаты за переработанные дни осуществляется бухгалтером. На основе данных, внесенных в табель учета рабочего времени, выясняется числовой показатель действительно отработанного времени. Работнику обязаны предоставить дополнительное время отдыха не менее переработанного (ТК РФ, ст. 152 ).
Переработанные часы следует переводить в дни. При стандартных обстоятельствах (8-часовом рабочем дне) подсчет ведется по формуле: ЧП / 8, где ЧП — число переработанных часов, а 8 — полноценный рабочий день.
При вахтовом методе либо посменном графике работы с 24-часовым рабочим днем для калькуляции используется формула: ЧП / 24.
Переработанные часы можно накапливать, затем суммировать и получать дополнительные выходные дни. Если переработка определяется количеством дней, то для итогового значения все дни и их части суммируют.
За работу сверх нормы размер выплаты повышается: первые 2 часа оплачиваются на 1,5 раза больше, а следующие — в двойном размере.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: Если работник по своему желанию остался после восьмичасового дня на работе, чтобы поработать, оплатят ли ему это время?
Нет, это дополнительное время пребывание на работе по желанию самого работника не является переработкой и по закону не оплачивается.
Отгул либо денежную компенсацию работник вправе получить тогда, когда сверхнормативная работа имела место на основании приказа по организации по причине производственной необходимости (по инициативе нанимателя). Необходимо также наличие письменного согласия работника и фиксация переработанного времени.
Вопрос №2: Может ли работник получить одновременно отгул и денежную компенсацию за переработанное время?
Нет, работник вправе выбрать и оформить что-нибудь одно. Если, к примеру, он отдает предпочтение отгулу, то ему оформляют дополнительный выходной, а компенсацию уже не предоставляют и наоборот.
Кроме этого, работник с одобрения нанимателя вправе взять за одну часть переработанного времени отгулы, а за вторую часть — деньги.
Вопрос №3: Имеет ли право работник взять отгул авансом, а после за него отработать дополнительно?
Нет, законом это не предусмотрено.
Вопрос №4: Как скалькулировать компенсацию за переработку при ненормированном дне работы?
Работающие граждане по ненормированному графику не вправе претендовать на отгулы. Сообразно ТК РФ, ст. 119 им в качестве компенсации положен дополнительный отпуск с оплатой не менее 3 дней. Длительность такого отдыха определяется установками локальных документов организации.
Очень часто, в связи с теми или иными обстоятельствами работнику необходимо взять отгул и остаться в рабочие дни дома или отправиться по своим неотложным делам.
Заметим, что, несмотря на широкое применение термина отгул в трудовом законодательстве, ни один нормативный документ не содержит в себе четкого определения, что же это такое.
В соответствии с ч. 3 ст. 153 ТК РФ отгул можно понимать как оплачиваемый дополнительный день отдыха (другой день отдыха), предоставляемый работнику по его желанию за ранее отработанный праздничный или выходной день.
Основания для предоставления отгулов
ТК РФ предусматривает предоставление другого дня отдыха или дополнительного времени отдыха в следующих основных случаях:
1. Компенсации времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ).
Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.
2. Работа в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 153 ТК РФ).
Ст. 153 ТК РФ предусматривает для работника возможность выбора формы компенсации — повышенная оплата или другой день отдыха . Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Также не стоит забывать, что локальными нормативными актами организации, коллективным или трудовым договорами может быть установлен конкретный размер платы за работу в выходные (нерабочие праздничные) дни, однако в любом случае он не должен оказаться ниже предусмотренного законодательством минимума.
Если работник, работавший в выходной или нерабочий праздничный день, выбирает другой день отдыха, то в этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Не стоит забывать, что привлечением работника к работе в выходные, праздничные и нерабочие дни является и отправление работника в командировку : либо специально для работы в эти дни, либо в случае, если отправление работника либо его возвращение из командировки выпадает на выходной, праздничный либо нерабочий день.
В случае, если работник специально командируется для работы в выходные либо праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством (то есть по желанию работника ему либо предоставляется за каждый отработанный день неоплачиваемый день отдыха (отгул), либо каждый такой отработанный день оплачивается в двойном размере);
Если работник не командируется специально для работы в выходные, праздничные либо нерабочие дни, но его направление в командировку либо возвращение из нее припадает на такой день, то такому работнику предоставляется неоплачиваемый отгул .
3. Сдача крови и ее компонентов (ст. 186 ТК РФ).
В день сдачи крови и ее компонентов, а также в день связанного с этим медицинского осмотра работник освобождается от работы .
В случае, если по соглашению с работодателем работник в день сдачи крови и ее компонентов вышел на работу (за исключением работ с вредными и (или) опасными условиями труда, когда выход работника на работу в этот день невозможен), ему предоставляется по его желанию другой день отдыха.
В случае сдачи крови и ее компонентов в период ежегодного оплачиваемого отпуска, в выходной или нерабочий праздничный день работнику по его желанию предоставляется другой день отдыха.
После каждого дня сдачи крови и ее компонентов работнику предоставляется дополнительный день отдыха . Указанный день отдыха по желанию работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован в другое время в течение года после дня сдачи крови и ее компонентов.
4. Переработка рабочего времени в пределах графика работы при вахтовом методе работы (ст. 301 ТК РФ).
Согласно ст. 301 ТК РФ, каждый день отдыха в связи с переработкой рабочего времени в пределах графика работы на вахте (день междувахтового отдыха) оплачивается в размере дневной тарифной ставки, дневной ставки (части оклада (должностного оклада) за день работы), если более высокая оплата не установлена коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.
Часы переработки рабочего времени в пределах графика работы на вахте, не кратные целому рабочему дню, могут накапливаться в течение календарного года и суммироваться до целых рабочих дней с последующим предоставлением дополнительных дней междувахтового отдыха.
5. Отгул в счёт ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 125 ТК РФ).
В соответствии со ст. 125 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск можно использовать частями, но одна его часть не должна быть меньше 14 календарных дней. Поэтому если остальные дни отпуска не использованы, их можно брать частями в течение всего года. Это же положение относится и к случаям болезни сотрудника во время очередного отпуска. Отпуск продляется на все дни, на которые был получен больничный лист и поэтому если отпуск не был продлен, все дни за больничный лист можно использовать полностью или частями во время текущего года. Об этом нужно предупредить работодателя в письменной форме и представить заявление на подпись.
Для предоставления отгула в счет отпуска работник передает работодателю заявление о предоставлении части отпуска продолжительностью один календарный день.
Оформляется предоставление такого отгула изданием приказа о предоставлении отпуска работнику по форме N Т-6.
Поскольку такой отпуск является внеплановым и разбивает основной отпуск на части, необходимо внести изменения в график отпусков N Т-7.
Расчет оплаты отпуска и выплата отпускных производится так же, как и для основного отпуска.
Многие компании пользуются программой 1С для учета различной информации, поэтому бухгалтер должен знать, как правильно отражается отгул. С помощью этой программы можно рассчитать заработную плату каждого сотрудника, определить длительность рабочего дня и стаж, а также через нее начисляется зарплата за работу в выходной день в двойном размере.
При внесении данных в программу учитываются следующие правила:
- прописывается, используется ли работником денежная компенсация или дополнительный отгул;
- если выбирается отгул, то в системе накопления сохраняется стандартное число рабочих часов, фактически отработанных специалистом;
- вводятся данные из приказа и заявления, что приводит к автоматическому списанию нужного количества часов из резерва.
Время отгула входит в общий стаж работника.
Если работник привлекается к сверхурочной работе в выходные или праздники, то он может выбрать денежную компенсацию или отгул. Оформляется дополнительный день отдыха в любой момент времени, поэтому работодатель не может создавать препятствия.
Для выхода на отдых требуется заблаговременно составить заявление. В него вносится информация о том, что ранее гражданин работал сверхурочно.
У любого человека бывают обстоятельства, когда он в рабочее время должен находиться в другом месте.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Если просто так не выйти на работу, то это будет прогул, а его последствия могут оказаться уж очень печальными.
Решением может стать оформление отгула за свой счет.
Когда их лучше брать?
Период использования дополнительных выходных, заработанных внеурочно, лучше всего сразу согласовывать с работодателем.
Поскольку закон не устанавливает срок, когда можно брать отгул, то стороны сами обговаривают нюансы о периоде предоставления.
На основании компромиссного решения работодатель по письменному соглашению работника издает приказ о привлечении его к работе в сверхурочное время и указывает срок использования дней отдыха.
По желанию работника эти дни могут быть присоединены к очередному отпуску.
В данном случае в отдел кадров должны поступить следующие документы:
- уведомление работника о сверхурочных работах, в котором есть его подпись об ознакомлении;
- заявление работника на предоставление дополнительного выходного дня в определенный период или конкретную дату;
- приказ о привлечении к сверхурочным часам с указанием условий предоставления отгула.
С вариантами документов можно ознакомиться на примерах, приведенных ниже.
Второй — взять день за сверхурочную работу
Сверхурочная работа — это когда вы занимаетесь рабочими делами за рамками дня или смены и обязательно ПО РАСПОРЯЖЕНИЮ РУКОВОДСТВА. Если вы решили остаться поработать вечером сами, то это не засчитается в сверхурочные часы.
Последние изменения: Январь 2020
Термин «отгул» знаком каждому человеку. По сути, его воспринимают как дополнительный выходной, предоставляемый работодателем по просьбе работника. Как оплачивается внеплановый отдых, в какое время и какие сотрудники имеют право пропустить рабочий день, оформив отгул по Трудовому кодексу РФ, и чем можно его заменить. Какие документы при этом оформляются самим работником, кадровыми и финансовыми специалистами.
На трудящегося возлагается большой круг обязанностей, для него устанавливаются нормы и правила поведения, но важно знать, что лицо, вступившее в трудовые отношения обладает также и определенным набором прав. Они освещены в трудовом законодательстве, охраняются и обеспечиваются государством. Одним из неотъемлемых прав является право на отдых.
Нужно ли считать часы для отгула?
При употреблении в ТК формулировки «день отдыха», с точки зрения Федеральной службы по труду и занятости, законодатель имел в виду именно «день» отдыха.
Поэтому вне зависимости от количества отработанных в выходной день часов, работнику предоставляется полный день отдыха (письмо федеральной службы по труду и занятости от 17 марта 2010 г. N 731-6-1).
Обратите внимание, выезд работника в командировку в выходной день, по мнению Верховного суда РФ, следует рассматривать как работу в выходной день (решение ВС РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002-663). Аналогичный подход следует применять и к ситуации, когда работник возвращается из командировки в свой выходной день.
Учет времени, отработанного каждым работником, ведут по формам N Т-12 или N Т-13. При заполнении формы N Т-13 день отдыха, предоставляемый за работу в выходной или нерабочий праздничный день, отражается следующим образом: в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника следует вписать буквенный (НВ) или цифровой (28) код, а нижнюю строку оставить незаполненной.
Оформление предоставления дня отдыха непосредственно связано с оформлением привлечения на работу в выходные и нерабочие праздничные дни.
До оформления предоставления дня отдыха необходимо убедиться, что привлечение к работе в выходной (нерабочий праздничный) день произведено с согласия работника приказом работодателя с указанием выбранной работником компенсации.
Если привлечении к работе в выходной (нерабочий праздничный) день было произведено в соответствии с законодательством, можно приступать к оформлению предоставления дня отдыха.
Каждый год сотрудник может уходить в отпуск. Срок последнего установлен законодательством и приравнен к 28 дням. При этом допускается, что 14 дней должны быть обязательно учтены в качестве отпуска нераздельно в течение 365 дней.
Оставшиеся две недели работодатель и наёмный сотрудник могут по взаимному согласию расформировать по-разному. К примеру, работник желает взять три дня на одной неделе в качестве отпуска, 5 дней – на другой и – на последней.
В счёт отпуска можно оформить и отгулы. Для этих целей пишется соответствующее заявление с указанием причины выходных (в данном случае, отпуск). За каждым днём такого отгула сохраняется средний заработок, то есть, эти дни являются оплачиваемыми.
За счёт оформления прогулов сокращается число дней, отведённых на ежегодный отпуск. Это значит, если сотрудник взял 13 дней отгулов за счёт отпуска, последний составит 15 дней в году.
Законом установлено несколько причин, которые могут стать поводами для отгула.
Их перечень включает:
- За работу в выходной либо праздничный день;
- За переработку (на часы, день или несколько суток);
- За часы, которые уже были отработаны;
- За сдачу крови в медицинском учреждении (донорство);
- На проведение свадебного мероприятия;
- На похороны;
- За рождение собственного ребёнка или детей у близких родственников;
- Отгул родителю, который воспитывает несовершеннолетнего ребёнка до 14 лет без помощи другого супруга.
Также предприятие может разработать собственную систему отгулов. Это часто делается в целях мотивации персонала к перевыполнению планов и других показателей.
К примеру, в компании возможно предоставление дополнительных выходных за:
- Выполнение плана в текущем месяце;
- Замещение отсутствующего работника;
- Превышение рабочих часов в месяце свыше нормы;
- Предложение какой-то новой идеи для развития предприятия, которое позволит более эффективно использовать имеющиеся ресурсы;
- Участие в субботнике.
Также отгулы могут быть приурочены к каким-то важным событиям в жизни сотрудника (1 сентября или утренник в детском саду). Такие выходные предоставляются лишь на усмотрение работодателя и законом не регламентируются.
Важным условием оформления отгулов считается то, что они не должны ухудшать положение работника. Информация по предоставлению таких часов должна быть указана в договоре между сотрудником и компанией.
Каждый год сотрудник может уходить в отпуск. Срок последнего установлен законодательством и приравнен к 28 дням. При этом допускается, что 14 дней должны быть обязательно учтены в качестве отпуска нераздельно в течение 365 дней.
Оставшиеся две недели работодатель и наёмный сотрудник могут по взаимному согласию расформировать по-разному. К примеру, работник желает взять три дня на одной неделе в качестве отпуска, 5 дней – на другой и – на последней.
В счёт отпуска можно оформить и отгулы. Для этих целей пишется соответствующее заявление с указанием причины выходных (в данном случае, отпуск). За каждым днём такого отгула сохраняется средний заработок, то есть, эти дни являются оплачиваемыми.
За счёт оформления прогулов сокращается число дней, отведённых на ежегодный отпуск. Это значит, если сотрудник взял 13 дней отгулов за счёт отпуска, последний составит 15 дней в году.
Кто и когда может оформить?
Оформление отгула за свой счет может осуществляться разными официальными работниками, причем выполнить это допускается на различное количество дней:
|
Максимальное количество дней в год |
|
|
Пенсионеры |
|
|
Инвалиды |
|
|
Сдача экзаменов для поступления в вуз или прохождение аттестации |
|
|
Защита диплома студентом |
|
|
Сдача экзаменов |
|
|
Сессия у аспирантов на последнем году обучения |
|
|
Сдача вступительных экзаменов или проведение аттестации в колледже |
|
|
Итоговая аттестация в колледже |
|
|
Участники ВОВ |
|
|
Сотрудники с двумя или более детьми или люди, воспитывающие несовершеннолетних детей-инвалидов |
|
|
Женщины, работающие в селе |
|
|
Отгул, необходимый для посещения похорон, свадьбы или иных важных событий |
|
|
Работники Крайнего Севера, воспитывающие детей до 16 лет |
|
|
Одинокие матери или отцы |
Таким образом, разобравшись, что такое отгул и когда его может требовать работник, люди могут рассчитывать на его оформление независимо от того, как на это реагирует работодатель, так как полагается он на законодательном уровне.
Когда писать заявление на отгул
Предварительно (минимум за несколько дней) сотрудник должен уведомить о своем желании руководство, написав заявление, а работодатель должен дать разрешение на отгул соответствующим приказом. Заявление на отгул можно писать и непосредственно в день отгула, но в таком случае при отсутствии очень серьезных причин, шансы на согласие руководства заметно снижаются.
Если заявления не будет, то отсутствие подчиненного на рабочем месте работодатель может истолковать, как «прогул», то есть прямое нарушение трудового распорядка и вынести ему , вплоть до увольнения (при систематических нарушениях). Избежать этого можно при условии, что работник в течение нескольких дней после «прогула» предоставит руководителю письменные свидетельства об уважительных причинах своего отсутствия и отработает положенное время.
Отгул за переработку: как предоставляется выходной день за сверхурочную работу по ТК РФ, как оформляется за ранее отработанное время
Работодатель вправе повысить ставки оплаты сверхурочного труда. Конкретный размер надбавок определяется в индивидуальном порядке, в зависимости от финансового положения компании. Но менее, чем закреплено в Трудовом кодексе, заплатить нельзя. Конкретные размеры выплат закрепите локальным актом организации. Минимальной и максимальной суммы выплат законодательство не содержит.
Труд после завершения смены считается переработкой. Нередко руководители привлекают своих подчиненных к сверхурочной деятельности. Не все сотрудники знают трудовое законодательство. Это дает руководителям возможность нарушать их права. Важно понимать, положен ли отгул за переработку, является ли он оплачиваемым и как предоставляется.
Оклад или тарифная ставка — самая распространенная форма оплаты труда в России. Наниматель назначает работнику конкретный оклад или ставку за полностью отработанную норму. Расчет переработки рабочего времени при окладе исчисляется исходя из часовой доли оклада или ставки.
Необходимость выполнения или перевыполнения производственного плана не всегда укладывается в рамки нормы рабочего времени. В этом случае возникает потребность в организации труда за пределами нормальной продолжительности смены, но сверхурочная работа по ТК РФ имеет ограничения на привлечение персонала к труду за пределами лимитов нормальной продолжительности рабочего дня. Кроме собственных ограничений, установленных статьей 99 ТК РФ, привлечение к такой работе требует дополнительную оплату сверхурочных часов, что установлено статьей 152 ТК РФ.
- имеется необходимость предотвратить аварию или стихийное бедствие;
- привлечь сотрудника для устранения поломки, которая мешает водоснабжению предприятия, освещению, связи, транспорту и прочим коммуникациям;
- возникла ЧС, введено военное положение и т. д.
Нужно ли считать часы для отгула?
При употреблении в ТК формулировки «день отдыха», с точки зрения Федеральной службы по труду и занятости, законодатель имел в виду именно «день» отдыха.
Поэтому вне зависимости от количества отработанных в выходной день часов, работнику предоставляется полный день отдыха (письмо федеральной службы по труду и занятости от 17 марта 2010 г. N
Обратите внимание, выезд работника в командировку в выходной день, по мнению Верховного суда РФ, следует рассматривать как работу в выходной день (решение ВС РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002-663). Аналогичный подход следует применять и к ситуации, когда работник возвращается из командировки в свой выходной день.
Учет времени, отработанного каждым работником, ведут по формам N Т-12 или N Т-13. При заполнении формы N Т-13 день отдыха, предоставляемый за работу в выходной или нерабочий праздничный день, отражается следующим образом: в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника следует вписать буквенный (НВ) или цифровой (28) код, а нижнюю строку оставить незаполненной.
Оформление предоставления дня отдыха непосредственно связано с оформлением привлечения на работу в выходные и нерабочие праздничные дни.
До оформления предоставления дня отдыха необходимо убедиться, что привлечение к работе в выходной (нерабочий праздничный) день произведено с согласия работника приказом работодателя с указанием выбранной работником компенсации.
Если привлечении к работе в выходной (нерабочий праздничный) день было произведено в соответствии с законодательством, можно приступать к оформлению предоставления дня отдыха.
- Получить заявление работника о предоставлении дня отдыха с указанием даты дня отдыха.
- Издать приказ о предоставлении дня отдыха.
- Ознакомить работника с приказом под роспись.
- Учесть день отдыха в табеле учета рабочего времени.