Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовой книжки 2024 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Новые правила оформления трудовых книжек стали действовать с 01.01.2020. По ним работодатель обязан ввести для всего персонала ЭТК – электронные трудовые книжки. ЭТК – это по сути оцифрованные данные о трудовом стаже, наградах (если они есть) сотрудника, которые работодатель должен оформлять в электронном виде и отправлять на хранение на электронные ресурсы Социального фонда России. В законодательстве термин «электронная трудовая книжка» не определен, но для удобства понимания эту формулировку стали использовать повсеместно.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
- Код ФИАС (Федеральной информационной адресной системы) — необходимо указать код адреса места жительства и места работы сотрудника.
- Дата приема на работу — указывается дата, когда сотрудник был принят на работу. Если дата приема не известна, рекомендуется указать примерный месяц и год.
- Должность — указывается должность, на которой сотрудник работает или работал.
- Период работы — указывается период, в течение которого сотрудник работал на данной должности. Необходимо указывать дату начала и дату окончания работы на данной должности. Если сотрудник все еще работает на данной должности, вместо даты окончания работы указывается фраза «по настоящее время».
- Основание для увольнения — если сотрудник был уволен с данной должности, необходимо указать основание увольнения (например, сокращение штата, истечение срока контракта и т.д.).
- Подпись сотрудника — сотрудник должен поставить свою подпись в соответствующем поле трудовой книжки.
- Подпись работодателя — работодатель также должен поставить свою подпись в соответствующем поле.
Обращение в трудовую инспекцию
Для того чтобы обратиться в трудовую инспекцию, вам необходимо:
- Собрать необходимые документы. Перед обращением в трудовую инспекцию важно собрать все документы, подтверждающие факты нарушения: копии приказов, трудового договора, расчетных листов и т.д.
- Составить заявление. В заявлении необходимо указать свое ФИО, место работы и описание ситуации, в которой нарушаются ваши права.
- Обратиться в трудовую инспекцию. Заявление можно подать лично в трудовую инспекцию или отправить почтовым или электронным письмом. В случае отправки заявления по почте, рекомендуется отправлять с уведомлением о доставке.
После получения заявления, трудовая инспекция проведет проверку и, в случае подтверждения фактов нарушения прав работника, примет меры в соответствии с трудовым законодательством. Важно помнить, что обращение в трудовую инспекцию является одним из способов защиты своих трудовых прав, и в случае возникновения проблем на работе, необходимо обратиться за помощью и консультацией к специалистам.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Обновленный порядок оформления записей
Новые правила заполнения трудовой книжки в 2024 году вводят обновленный порядок оформления записей.
Для удобства и стандартизации заполнения записей в трудовой книжке, была разработана таблица, которая содержит основные поля и требования к оформлению записей. Теперь все записи должны быть оформлены в соответствии с указанными форматом и правилами.
| Название | Описание |
|---|---|
| Дата записи | Указывается дата, когда была выполнена работа или произошло событие, связанное с трудовой деятельностью. |
| Описанное событие | Здесь указывается суть произошедшего события, такое как прием на работу, перевод на другую должность, получение повышения или премии, увольнение и другие изменения в трудовых отношениях. |
| Подпись работника | Работник должен поставить свою подпись под каждой записью в трудовой книжке. Подпись должна быть разборчивой и не должна перекрывать текст записей. |
| Подпись работодателя | После выполнения работником записи, работодатель должен также поставить свою подпись под записью в трудовой книжке. Подпись работодателя подтверждает правильность информации, указанной в записи. |
Что делать, если ошибку допустил прежний работодатель
Иногда прежний работодатель может допустить ошибку при заполнении титульного листа трудовой книжки, в том числе в указании даты рождения цифрами или прописью. Это может вызвать определенные проблемы при обработке документов и записи информации о работнике в базу данных. Если вы обнаружили такую ошибку, необходимо принять следующие шаги, чтобы ее исправить.
1. Свяжитесь с прежним работодателем. Первым шагом должно быть общение с предыдущим работодателем, чтобы сообщить о допущенной ошибке. Вы можете отправить им письмо или позвонить, чтобы объяснить ситуацию и просить их исправить ошибку. Важно быть вежливым и терпеливым в общении с работодателем, чтобы достигнуть конструктивного решения.
2. Предоставьте доказательства. Если работодатель не соглашается исправить ошибку, вы можете предоставить документы или доказательства, подтверждающие правильную дату рождения. Это может быть копия паспорта, свидетельства о рождении или другие документы с указанием верной информации. Вы можете предложить отправить эти документы или предоставить их лично в офис работодателя.
3. Обратитесь в трудовую инспекцию. Если прежний работодатель отказывается исправить ошибку и не принимает во внимание предоставленные доказательства, вы можете обратиться в трудовую инспекцию. Сотрудники инспекции могут помочь вам разобраться в ситуации, предоставить консультации и принять меры для защиты ваших прав. Не забудьте предоставить все необходимые документы и информацию, чтобы ускорить процесс рассмотрения.
Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки очень важно, поскольку она может повлиять на вашу трудовую историю и расчет пенсионных выплат. Помните, что у вас есть право требовать исправления ошибки, и не стесняйтесь обратиться за помощью, если работодатель не желает ее исправить.
Распространенные ошибки при оформлении трудовых
Ошибка 1. Информацию о взысканиях в трудовую не записывают. Исключением является увольнение, когда оно применяется как наказание за нарушение трудовой дисциплины, совершенное при отягчающих обстоятельствах.
Ошибка 2. Печать в трудовой проставляется, там, где это предусмотрено Правилами хранения, оформления (на стр. 1, во вкладыше и т. д.) и только при ее наличии. Поэтому все записи, сделанные в трудовой, при отсутствии печати заверяются подписью полномочного лица (нанимателя либо полномочного работника).
Данная норма в полной мере распространяется и на ООО, т. к. для них, а также акционерных обществ в 2015 г. обязанность по изготовлению и использованию печати отменена. Исключением является ситуация, при которой данное обязательство прописано в Уставе.
Особенности заполнения трудовых книжек при работе за рубежом
В связи с переходом к новым правилам ведения трудовых книжек в 2024 году, особое внимание уделяется правильному заполнению при работе за рубежом.
При работе в другой стране на правах совместительства или временной работы, сотрудник должен иметь подтверждение приема на работу и сроки действия контракта. Эти записи должны быть внесены в трудовую книжку в порядке, установленном для бланков. При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), эту информацию необходимо внести в соответствующие поля.
В случае перевода в другую компанию, необходимо оформить правильные записи об увольнении и переводе. Обязательно при этом указать дату увольнения и наименование предыдущей компании.
Существует возможность внесения исправлений в трудовую книжку в случае ошибок при заполнении. Исправления должны быть эстетически согласованны с текстом на странице и заверены руководством компании.
При получении копии или дубликата, необходимо убедиться, что все записи корректно внесены в новые правила заполнения. После выдачи и получения трудовой книжки необходимо ее обязательно прописать в месте постоянной регистрации.
Обращаем внимание, что правильное заполнение титульного листа является основным моментом для актуальности документа по настоящему времени. Заполнять его необходимо с указанием фамилии, имени и отчества. При смене фамилии необходимо внести соответствующие изменения.
Описание всех правил и порядка заполнения трудовой книжки при работе за рубежом актуальны. Это связано с тем, что текущие правила заполнения являются стандартом в РФ.
Как правильно работать с трудовой книжкой
Ведение трудовой книжки — обязанность каждого работника и ответственность работодателя. Для корректного заполнения и внесения записей в трудовую книжку существует определенный порядок.
Перед началом работы с трудовой книжкой следует ознакомиться с правилами заполнения, которые прописаны на титульном листе. В случае, если информация в трудовой книжке содержит ошибки или нет записей о предыдущей работе, необходимо обратиться в Министерство труда и социальной защиты для получения дубликата трудовой книжки.
При приеме на работу работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку для оформления записей о приеме и начале работы. Эти записи заверяются подписью работника и работодателя. В трудовой книжке также вносятся все изменения, связанные с изменением должности, условий труда или окончанием работы.
За сохранность трудовой книжки и заполнение ее в соответствии с правилами отвечает работодатель. Работник имеет право требовать копию заполненной трудовой книжки.
В случае необходимости внесения исправлений в трудовую книжку, они должны быть совершены особым образом. Исправления вносятся на пропущенных местах и заверяются подписью работника и работодателя. Если исправления вносятся в заполненную запись, они должны быть заверены подписью работника и работодателя, а также оформлены в виде пропуска строки и внесения новых данных.